CONSTRUYENDO TU GOBIERNO FAMILIAR

MARÍA JOSÉ CERÓN DE LA TORRE

Cuando hablamos de diseñar un gobierno familiar, la palabra clave es flexibilidad, ya que no existen recetas mágicas ni plantillas a seguir; cada gobierno es único y debe estar alineado a las necesidades, los valores y la situación actual de cada familia. Cuanto más compleja es la empresa, más estructura y órganos de gobierno necesitan su gobierno; asimismo, cuanto más compleja y diversa es la familia.

Estructuras de Gobierno Familiar

Aunque cada gobierno familiar es diferente, podría ser útil conocer algunas de las estructuras básicas que pueden componer un gobierno familiar:

• La Asamblea de Familia es el órgano donde participan todos los miembros de la familia y sirve como foro de comunicación sobre el futuro familiar y empresarial. Su propósito es reforzar la unidad y la armonía de toda la familia, cuidando siempre transmitir la cultura familiar y cuidar la permanencia de los valores que les da unidad y compromiso. Proporciona una oportunidad para que se reúnan y discutan temas y preocupaciones familiares relacionados con el negocio; aprendan y hagan preguntas sobre sus actividades fomentando así, la rendición de cuentas al tener líderes familiares que trabajan en el informe de la Empresa Familiar a la familia. En las reuniones de la Asamblea de Familia se recomienda procurar que asistan el máximo de familiares y, a menudo, se combinan con actividades sociales debido a que dentro de sus funciones están la educación de la próxima generación y la socialización entre los miembros de la familia. La asamblea organizará actividades de grupo para que la próxima generación pueda aprender sobre el negocio y desarrollar relaciones con sus hermanos y primos. Este órgano también es ideal para tomar decisiones colegiadas como, por ejemplo, elegir a los miembros del Consejo de Familia y sus comités.

• El Consejo de Familia es el órgano donde solo unos cuantos miembros de la familia representan a toda la familia. Estos pueden ser escogidos de diferentes formas; sin embargo, es fundamental que estén representadas todas las ramas familiares y todas las generaciones a medida de lo posible, para así, garantizar la protección de los intereses de todos. El propósito de esta estructura es generar acuerdos para regular las relaciones de la familia. Las responsabilidades del Consejo de Familia serían:

• Mantener los valores familiares y una visión compartida.

• Seguir y hacer seguir los mandatos que se derivan del protocolo familiar.

• Definir límites y políticas para lograr un balance entre la familia y la empresa y, así, se proteja de interferencias emocionales en decisiones empresariales.

• Establecer directrices al Consejo de Administración y la alta dirección con relación a la estrategia de la empresa.

• Mantener informada a la familia de los logros y retos del negocio. A través de la educación, el Consejo Familiar pretende formar un grupo de accionistas con conocimiento, cohesión y responsabilidad que pueda tomar decisiones informadas y hablar con "una sola voz".

• Es importante aclarar que el consejo de familia no está involucrado en el día a día de las decisiones del negocio; sin embargo, el Consejo de Familia puede ser un puente entre los accionistas y el Consejo de Administración ya que estos últimos deben asegurar que se cumplan los objetivos del negocio que los familiares y accionistas definieron. Además, en ocasiones se crean comités para apoyar al Consejo de Familia, como puede ser el comité de educación donde se promueve la educación financiera y el desarrollo del liderazgo de los familiares para que en un futuro sean mejores accionistas. O bien, el comité de comunicación para mantener informados a los miembros de la familia en el día a día de las operaciones del negocio, entre otros.

La Oficina de Administración Patrimonial, o más comúnmente conocida como "Family Office" es un ente que contribuye a la eficiente administración de los bienes y recursos familiares, por separado de la operación empresarial. Esto es debido a que muchas Familias Empresarias acumulan capital fuera de la empresa el cual requiere de atención y un cuidado especial; y en otras ocasiones se forma para administrar los activos de la familia después de un evento de liquidez. El "Family Office" realiza servicios financieros, contables y fiscales respecto del patrimonio familiar y los activos familiares. Es un centro de inversión, administración de liquidez y administrativo que apoya el sistema de gobierno familiar para supervisar el patrimonio familiar y la planificación tributaria y coordinar los seguros, los bancos y la correcta contabilidad. Además de ser un ente administrativo, permite a las Familias Empresarias grandes invertir como un grupo, dándoles acceso a inversiones más atractivas ya que mejora el poder de compra de la familia y reduce sus costos de gestión de cartera.

En términos de Gobierno Familiar, se definirá un gobierno con mayor o menor complejidad, en función del tamaño de la empresa, su sofisticación, la complejidad de la empresa, la etapa del ciclo del negocio, la madurez de la familia y la estructura accionaria del negocio. En otras palabras, dependiendo de cada familia deberemos contar con todos los órganos o solo con un par o bien, con mayor o menor número de sesiones de cada órgano. No existe un modelo preestablecido, se construye en base en la familia.

Documentos de Gobierno Familiar

Además de contar con la estructura adecuada a la empresa y llevar a cabo las mejores prácticas en cada uno de sus órganos, resulta fundamental construir "cimientos" en el gobierno familiar con la ayuda de diversos documentos. Estos documentos ayudarán a establecer formalmente reglas, tradiciones, valores y procesos para una mejor toma de decisiones y gestión del conflicto cuando se presente.

• El Protocolo o Constitución Familiar no es un documento legal, es un documento que contiene declaraciones o acuerdos de cumplimiento moral comprendidos por todos los familiares. Su propósito es definir un proceso para gestionar futuras diferencias, asegurar la claridad de roles y responsabilidades de los familiares y definir un código de conducta para ellos. El Protocolo Familiar es una herramienta muy poderosa para ayudar a garantizar la propiedad a largo plazo y la sostenibilidad de la empresa, al cuidar de las relaciones familiares y los límites entre: empresa - familia - patrimonio. El proceso de elaborar un Protocolo Familiar en ocasiones resulta complicado, pues nos tenemos que poner a pensar como familia en temas que no se hablan comúnmente o imaginarnos en situaciones en las cuáles no quisiéramos estar nunca; o bien, enfrentarnos con nuestras emociones. Todo con el objetivo de llegar a un consenso como familia y tener reglas que han sido pensadas, debatidas, entendidas y finalmente, escritas. En realidad, el proceso en ocasiones es mucho más valioso que el documento en sí mismo. Por ejemplo, en algunas familias después de la firma del documento, este no se vuelve a utilizar; sin embargo, el proceso de construcción de confianza y desarrollo colaborativo que hubo en la familia nunca se perderá, ya que se incluyen a todos los familiares a través de entrevistas, sesiones guiadas, debates y negociaciones donde si se toma en cuenta la voz de todos, el resultado es bastante rico. En pocas palabras, un Protocolo establece reglas para definir la relación que quiere tener la familia con el negocio y los procesos para la toma de decisiones y gestión del conflicto.
  

• El Acuerdo de Accionistas es un contrato entre los accionistas propietarios de la Empresa Familiar. El contrato suele estar restringido a asuntos que puedan tener un impacto financiero significativo en la empresa y en los accionistas individualmente. También pueden enumerar los tipos de decisiones que los propietarios tienen derecho a hacer; es decir, decisiones reservadas a los propietarios y no delegadas en el consejo de administración. El objetivo debe ser que los acuerdos de los accionistas se establezcan en un momento en que no haya conflictos o futuras sucesiones. Las negociaciones entre los miembros de la familia acerca de los términos del contrato pueden ser estresantes porque implican discusiones y decisiones sobre algunos escenarios incómodos como la salida de accionistas, la compra de acciones por parte de la empresa, la transferencia de acciones, la valoración de la empresa y su posible venta. El Acuerdo de Accionistas sirve para aclarar y gestionar las expectativas de cada accionista y permite a los miembros de la familia entender muy claramente sus derechos, responsabilidades y privilegios bajo la ley.

Dentro del proceso de construcción de tu gobierno familiar es importante considerar que cada órgano, documento o iniciativa a realizar en verdad tenga un propósito, para evitar que tengamos estructuras obsoletas que únicamente vuelven más compleja la dinámica de la Empresa Familiar. Para ello, es recomendable contar con un documento donde se definan de manera sencilla y práctica, los órganos del gobierno familiar, con la siguiente información:

• Mandato

• Propósito

• Roles y responsabilidades del órgano

• Proceso para operar y tomar decisiones

• Líneas de reporte

• Comunicación y relación con otros órganos

Si realizamos esto de manera formal y disciplinada, estaremos contribuyendo a ser más profesionales y a practicar una cultura de rendición de cuentas en la familia y con ello, aseguraremos que el gobierno familiar y el orden, proteja a las personas y a la continuidad de la empresa.

Por último, sobra decir que cualquier estructura o documento de gobierno familiar no son condición suficiente, pero sí necesaria para conseguir los resultados o cumplir con las expectativas de los miembros de las familias emprendedoras.

El gobierno familiar requiere no solo de definirlo sino de construirlo. Para ello, se necesitan personas comprometidas con una gran capacidad de escucha y confianza entre ellos, para que de esta forma sean capaces de influir, movilizar y tomar acción para conseguir resultados y proteger su Empresa Familiar.